PIM und das Multiversum der Produktdaten

Die Aufgaben und Anforderungen an ein PIM werden wie folgt formuliert, wenn ein modernes Produktmanagement- und Informationssystem konzipiert, gestaltet und entwickelt werden soll. Alle Produkte, die ein Unternehmen den Kunden anbietet, sollen in dem System gepflegt werden können. Die Kunden sollen hier alle Produktdaten einsehen können. Es soll Links zu allen Medien wie Bildern, Grafiken, Diagrammen, eventuell auch Videos, Broschüren und mehr geben. Technische Datenblätter und Sicherheitsdatenblätter sollten für alle Produkte verfügbar sein. Das PIM wird also ein zentraler Bestandteil der Website und der digitalen Kommunikation des Unternehmens sein. Es muss daher die aktuellen und später möglichen Anforderungen so gut und umfassend wie möglich berücksichtigen und später jederzeit nach deinen individuellen Bedürfnissen erweitert, nicht begrenzt oder eingeschränkt werden können.

• Die Anzahl der Produkte sollte nicht begrenzt sein. Die Datenbank soll so viele Produkte wie möglich enthalten können.
• Die PIM-Suche in der Datenbank a) über das Frontend der Website und b) im Backend soll für eine unbegrenzte Anzahl von Produkten möglich sein.

• Das PIM sollte eine gute und funktionierende vollständige API für die Website anbieten. Die Produktinformationen für die Website werden aus dem P.I.M. gespeist. Es sollte möglich sein, weitere Produktinformationen für begleitende Microsites anzubieten. Dies können z.B. zusätzliche Produktdaten sein, die dann z.B. nur für den geschützten Bereich angeboten werden können.
• Alle PIM-Produkte müssen über IDs eindeutig identifizierbar und individuell ansteuerbar sein, so dass sie jeweils abgerufen werden können. Liefert das PIM keine fertigen Seiten im vorgegebenen Layout der Website, müssen die Anzeigen auf den Produktseiten mit allen Datenfeldern strukturiert und ggf. individuell ansteuerbar sein. Dies müsste dann in die Aufwandsplanung für die Website einbezogen werden.
• Technische Datenblätter sollen über das PIM verwaltet, gepflegt, ergänzt und den Produkten zugeordnet werden. In anderen Systemen lösen wir diese Aufgabe so, dass alle Produktdaten zentral im PIM gespeichert und verwaltet werden. Aus dem PIM werden die technischen Datenblätter für jedes Produkt individuell, automatisch und dynamisch über Templates on the fly generiert. Dies bietet den Vorteil, dass sobald ein Produkt im Ganzen oder im Detail geändert wird, auch die technischen Datenblätter sofort angepasst werden.
• Die Produkte sollen über das PIM frei den Märkten und Anwendungen zugeordnet werden können. Jedes Produkt soll mehreren Märkten und/oder Anwendungen zugeordnet werden können. Normalerweise hat das Unternehmen verschiedene Segmentierungsebenen, obwohl wir uns wahrscheinlich in dem Bereich befinden, den du unten siehst.
• Filter und Website-Suchen werden vom PIM geliefert. Sowohl allgemeine Filter als auch detaillierte Suchen für praktisch jedes Datenfeld im PIM müssen von dort aus möglich sein. Welche Suchen notwendig sein sollen, wird im Website-Konzept festgelegt. Das PIM muss diese Möglichkeiten möglichst ohne Einschränkungen anbieten.

Dein PIM sollte mit vielen verschiedenen Datenquellen arbeiten können: für die Erstbefüllung und in Zukunft für laufende Aktualisierungen, regelmäßig oder von Fall zu Fall. Auch manuelle Aktualisierungen sollten im P.I.M. möglich sein. Dabei sind mehrere Punkte zu beachten:

• Schnittstellen müssen für alle Quellen mit einer entsprechenden Definition der Anzahl, des Inhalts, des Formats und der Zuordnung der Datenfelder geschaffen werden
• Definition der Regeln, insbesondere im Falle von Feldkonflikten: Aktualisierung ist nicht identisch mit der vorherigen Information >> automatisierte und/oder manuelle Prüfung und Korrektur, etc.
• Sowohl inkrementelle Aktualisierungen (nur Änderungen) als auch vollständige Aktualisierungen müssen möglich sein. Aktualisierungen müssen sowohl manuell als auch automatisch möglich sein. In unseren Beispielen haben wir diese Möglichkeiten für unsere Kunden geschaffen.
• Mehrsprachigkeit: Mehrere Sprachen sollten möglich sein, insbesondere meist Englisch und eine zweite Sprache, z.B. Chinesisch, später optional auch andere Sprachen
  a) in der Eingabe, d.h. in den Verwaltungs- und Bearbeitungsmasken
  b) in der Ausgabe, z.B. in den auf der Website angezeigten Inhalten und/oder in den Datenblättern.
  c) gemischt, z.B. lokale Sprache nur in den Feldbezeichnungen der Website und des Datenblatts, in den Datenfeldern selbst dann nur in einer Sprache, hier in EN.

• Die Menüs im Backend müssen einfach zu bedienen sein. Es muss viele verschiedene Suchmöglichkeiten im Backend geben, z.B. nach Produktnamen, allen Inhaltsstoffen, allen Leistungsdaten, d.h. nach allen Feldern, die den Produkten gegeben und zugeordnet werden können, sowie nach allen Märkten und Anwendungen und möglicherweise vielen weiteren Punkten, die im Laufe der Konzepte noch zu definieren sind.
• Die Redakteursstruktur muss dezentralisiert werden können. Die Redakteure müssen verschiedenen Bereichen zugeordnet werden können, differenziert mit Lese-, Schreib-, Anlege- und/oder Löschrechten, so dass jeder Redakteur nur bestimmte Produkte und/oder Bereiche sehen kann, z.B. nach Geschäftsbereichen, Märkten, Produktgruppen oder ähnlichem. Dies ist zu definieren und festzulegen.
• Redakteure müssen in der Lage sein, neue Produkte anzulegen. Dabei sollen sie die Möglichkeit haben, neue Produkte anzulegen und dabei auf bestehende Produkte zuzugreifen: z.B. durch Kopieren und Ändern bestehender Produkte; Anlegen von Produkten mit völlig neuen Strukturen, wobei man auf Grundbausteine zugreifen und diese im neuen Produkt anders benennen kann, z.B. mit neuen technischen oder funktionalen Eigenschaften.
• ACHTUNG: Produkte eines Unternehmens können sehr individuell und unterschiedlich sein. Manche Produkte haben ähnliche Strukturen, was sich auch in der Struktur der Datenblätter widerspiegelt. Andere Produkte wiederum unterscheiden sich stark, z.B. aufgrund der technischen und funktionalen Eigenschaften und Anforderungen sowie der Anforderungen der Kunden. Das PIM sollte all dies abbilden können.

Die Funktion der automatischen Generierung von technischen Datenblättern bietet vielfältigen Nutzen und sollte für alle Produkte verfügbar sein. Wir haben dies im Beispiel in einem PIM-System für internationale Anbieter von Baumaschinen, Kränen, Gabelstaplern und Arbeitsbühnen umgesetzt. Im Standardsystem werden die technischen Datenblätter manuell mit Programmen wie Microsoft Word oder Microsoft Publisher erstellt, die Publisher-Dateien sind auf Anfrage verfügbar. Wir schlagen vor, diesen Prozess automatisch durchzuführen.

• Die Produktdaten würden zentral an einer Stelle, nämlich im PIM, gespeichert werden.
• Daraus würde in dem oben beschriebenen Prozess sowohl die Anzeige auf der Website als auch im Datenblatt automatisch generiert werden, was später auch für andere Medien möglich wäre, z.B. erweiterte Datenblätter und Anzeigen in den geschützten Bereichen wie Coatings Classroom oder Skin Care Academy, siehe oben.

Im Standardverfahren werden die Daten mehrfach gespeichert: im Backend der Website UND im Layoutprogramm des Datenblattes. Das kann schnell zu Inkonsistenzen und Fehlern führen. Außerdem müssen die Daten mehrfach gepflegt werden = höherer Aufwand in der Datenpflege. Wir empfehlen, dies einfacher und schneller zu regeln. Beim Start eines neuen P.I.M.-Systems muss die automatische Generierung des TDS nicht unbedingt für alle Produkte genutzt werden. Es könnte den Prozess vereinfachen, mit dem vorhandenen TDS zu beginnen. Bei einem neuen System und/oder Änderungen können die Produkte ohne Zeitdruck sukzessive umgestellt werden, wodurch alle Prozesse für die Zukunft vereinfacht und modernisiert werden.

Alle Produktdaten sollen in einem einheitlichen Layout dargestellt werden können, sowohl auf der Website als auch in den Datenblättern.  Mit der automatischen Generierung steuern wir dies über Vorlagen und Templates, die immer nach den gleichen Designprinzipien gestaltet sind. Das macht die Erstellung für die Redakteure viel einfacher, sie müssen sich nicht um die Gestaltung kümmern, die dann automatisch für sie erfolgt. Hier können wir dir einige Beispiele zeigen.

Für jedes Produkt müssen beliebig viele zusätzliche Medien integriert werden können: Texte, Daten, Bilder, Videos, Broschüren, ergänzende Dokumente und mehr. Alle Medien sollten für die verschiedenen Editionen differenziert werden können: Website, geschützter Bereich, Datenblatt, Landing-Pages für Sonderangebote, eventuell später weitere Ausgabemedien.

• Produktbilder: Wenn es nicht für jedes Produkt Bilder gibt, bedeutet dies, dass die Ausgabe pro Produkt für jede Information oder jeden Text oder jedes Zusatzmedium für jedes Ausgabemedium differenziert werden können sollte.
• Auch Videos sollten angezeigt werden können, falls vorhanden.
• Texte, z.B. für die allgemeine Vorstellung des Produktes, wichtige Informationen oder die wesentlichen Produktvorteile, sind teilweise sehr unterschiedlich strukturiert, teilweise gibt es sie gar nicht. Auch dies sollte differenziert werden.
• Technische Grafiken: Es ist optional, dass technische Grafiken aus dem System erstellt werden müssen. Wir hatten diese Funktion in einem PIM für einen Kunden erstellt. Dabei wurden für jedes Produkt automatisch technische Grafiken auf Basis der von den Redakteuren eingegebenen Daten erstellt. Alternativ kann davon ausgegangen werden, dass du selbst über diese technischen Grafiken im PNG-, JPG- oder PDF-Format verfügen und diese einbinden möchtest. Die beschriebene Erweiterung ist jedoch möglich und kann bei Bedarf nachgerüstet werden.
• Zusätzliche Dokumente wie vorhandene Datenblätter, Broschüren und andere Dokumente, wahlweise für die verschiedenen Ausgabestandorte oder Medien.
• Automatisch generierte TDS als Links, wie beschrieben
• Zuweisung von Ansprechpartnern und/oder Teams
• Bestellmöglichkeiten für Dokumente wie Broschüren, Muster, etc. ... und vieles mehr ist zu definieren.

Im Allgemeinen ist das Bild der Datenquellen, die wir normalerweise erhalten, etwas uneinheitlich. Dies sind in der Regel unsere Erkenntnisse.

• Es gibt verschiedene Datenquellen für bestehende Produkte: XLS-Dateien mit Produktdaten, Publisher-Dateien für TDS (siehe oben), und andere. Wenn du vermutest, dass du wahrscheinlich CSV-Dateien für alle Produktspezifikationen erhältst, musst du das mit deiner IT-Abteilung abklären.
• Manchmal haben einige Einheiten bereits kleinere Versionen eines PIM eingerichtet, das bereits einige der oben beschriebenen Eigenschaften aufweist, z. B. Daten, die in verschiedenen Strukturen auf der Grundlage technischer Eigenschaften gespeichert und dezentral verwaltet werden, es wurde nach technischen Eigenschaften gesucht. Manchmal wurden sogar TDS automatisch on the fly erstellt, die Webseiten wurden direkt daraus generiert, technische Graphen mit Verläufen von speziellen Eigenschaften wurden automatisiert und vieles mehr.  

Das bedeutet, dass wir im Normalfall von einer sehr inkonsistenten Struktur ausgehen müssen. Unterschiedliche Importformate müssen berücksichtigt werden, wir haben das oben vorgesehen, aus unserer Sicht wäre diese Anforderung Standard. Zeitaufwändig wird es, wenn deine Produktdaten ganz oder weitgehend neu aufgebaut werden müssen. Müssen z.B. die Daten für jedes Produkt manuell in das neue PIM übertragen werden, müsste dafür ein entsprechend großes Zeitfenster vorgesehen werden, für ...

1. Sammlung, Sortierung aller Produktdaten
2. Aufbereitung und Eingabe
3. Gestaltung der Präsentation unter Berücksichtigung der verschiedenen Strukturen (siehe oben!)
4. Prüfung, Kontrolle und Freigabe.

Hierfür wären der höhere Aufwand und längere Zeitfenster für Entwicklung, Eingabe und Kontrolle bei dir und bei uns vorzusehen.

1. Analyse Deiner aktuellen Produktdatenstruktur: Quellen, Organisation, Prozesse und Verantwortliche
2. Back-up aller vorhandenen Produktdaten
3. Konzept: Formulierung der Aufgabe und Ziele des Projekts, Aufbau eines neuen Datenmodells, Spezifikation aller notwendigen Funktionen
4. Entwicklung mit Aufbau des Systems, Erstimport und Integration aller Daten, Verknüpfungen, Aufbau aller Schnittstellen für laufende Updates: Importe und Exporte
5. Test aller Prozesse, Eingaben und Ausgaben
6. Einführung mit Schulung
7. Laufender Betrieb und Support, ggf Verfeinerung der Prozesse

VARTA Marketing Management System für CLARIOS: Das VARTA MMS für CLARIOS ist ein zentrales P.I.M.-System, aus dem alle Produkte mit allen Marken, Linien und Artikeln für alle Anwendungen, Märkte und Kunden im Automotive-Bereich sowie für alle digitalen Medien und Plattformen sowie ehemals klassische Medien gestaltet, regeneriert und generiert werden. Beispiele für Anwendungen:

• Ausgabe aller Produktdaten für die weltweiten Websites der CLARIOS-Gruppe
• alle einfachen und detaillierten Recherchen von Websites und Microsites, auch Spezialsuchen
• Ausgabe von detaillierten und umfangreichen Daten, Recherchen und Darstellungen für Expertensysteme und spezielle Microsites wie Werkstattplattformen
• Exporte für zentrale Industrie- und Handelsplattformen
• Spezifische Kundenexporte für deren digitale Tools und Anwendungen, z.B. Produktsuchen für Automobilverbände, Rettungskräfte u.v.m.
• Generierung verschiedener Formen von TDS in Lang- und Kurzform
• Hochspezialisierte Importfunktionen zur detaillierten Verknüpfung von Artikeln mit den Produkten aller Fahrzeughersteller und deren Fahrzeugmarken, -linien, -artikeln, nach Baujahren; mit speziellen Suchfunktionen, z.B. nach nicht verwandten Artikeln
• Anlegen neuer Produktmarken, -linien, -artikel mit Integration aller gewünschten Daten und Medien
• Erstellung und Verwaltung aller Produktmarken, Lösungen für Kundenmarken, mit Kopierfunktionen und anderen Tools zur Vereinfachung.
• Die Datenbank ist in Java und PHP als Open-Source-System entwickelt. Das VARTA MMS und die daraus gespeisten Anwendungen sind seit vielen Jahren führend in der Branche und haben Standards gesetzt.

PartnerLIFT Maschinen-Finder: PartnerLIFT ist ein internationaler Verband für Anbieter von Arbeitsbühnen, Baumaschinen, Kränen und Gabelstaplern. Hier sind alle Gerätetypen dieser Gruppen nach bestimmten Kriterien klassifiziert und mit allen Leistungsdaten der Geräte strukturiert. Hier können Nutzer anhand aller Daten die für sie am besten geeignete Maschine finden, wobei z.B. Umweltdaten mit den Leistungsmöglichkeiten der Maschinen gefiltert werden müssen. Die mehr als 150 Partnerunternehmen stellen hier ihre Flotten zentral ein.

• Technische Datenblätter zu den jeweiligen Geräten werden on the fly nach dem Layout des Verbandes oder nach dem Layout des jeweiligen Partnerunternehmens generiert.
• Die Datenbank kann von den Mitgliedsunternehmen auch als Quelle für ihre eigenen Websites genutzt werden, so dass sie die Daten nur einmal eingeben müssen. Kunden können nicht nur die Maschinen mit allen Daten und TDS und Dokumenten und deren Einsatzmöglichkeiten mit Bildern sehen. Sie erhalten zu jeder Maschine auch einen Ansprechpartner für die dem Einsatzort nächstgelegene Vermietstation und können hier auch direkt nach der Anmietung der Maschine fragen. Ein Gebrauchtmaschinenmarkt ist ebenfalls angeschlossen. Die Datenbank ist in PHP entwickelt und wird über TYPO3 gepflegt.

SweetFamily Produkt- und Rezeptdatenbank: Die Nordzucker AG ist einer der größten Zuckerproduzenten in Europa und weltweit. Mit der Website haben wir eine Produkt- und Rezeptdatenbank für die Verbrauchermarke SweetFamily konzipiert und entwickelt. Die Nutzer können nach sehr guten, qualitativ hochwertigen Koch-, Back- und Einmachrezepten suchen und bekommen eine Vielzahl von Kriterien angeboten: nach Zeit, Jahreszeit, Schwierigkeitsgrad, allen Arten von Zutaten wie Obst und Gemüse, Zuckergehalt und vieles mehr. Jedes Rezept führt direkt zu den Produkten.

• Das System hat durch unsere Entwicklung und Gestaltung eine sehr hohe Wertschätzung erfahren. Die Nutzung der Website ist vor allem durch diese Anwendung stark gestiegen. Das hat mit der deutlich verbesserten Performance in den Suchmaschinen zu tun. Aber auch die vielen Features sind bei den Nutzern äußerst beliebt und laden viele dazu ein, die Seite wieder zu besuchen. Dies ist auch ein sehr beliebtes Merkmal bei den Rückmeldungen in den sozialen Medien. SweetFamily ist von Branchenverbänden als Top-Marke ausgezeichnet worden.
• Die Datenbank wurde in TYPO3 entwickelt und wird auch auf diese Weise gepflegt. Für die Pflege sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich, es arbeiten "einfache" Redakteure damit, die natürlich über das notwendige Produkt-Know-how verfügen, so wie bei allen anderen Anwendungen in diesem Bereich von DRIVE.

PIM-Systeme für die ALTANA-Gruppe: Für die ALTANA Gruppe haben wir globale Websites mit Produktinformationssystemen konzipiert und entwickelt. Es werden Produkte für alle Medien und verschiedene Kundengruppen angelegt und verwaltet. Im Einzelnen sind dies z.B.

• Produktdatenbank mit Ausgabe und Suche nach Produkten und Generierung von TDS
• Produktmanagementsystem mit individualisierten Shop- und Kundenprofilen zur Bestellung von Produkten in individuellen Zusammenstellungen und Losgrößen
• Bestell- und Verwaltungssysteme auch für Dienstleistungen

PAESE - Informationsmanagementsystem für die Präventivforschung an globalen Kulturgütern: Das Landesmuseum Hannover hatte die Aufgabe, für das Verbundprojekt "Provenienzforschung in außereuropäischen Sammlungen und Ethnologie in Niedersachsen" (PAESE) eine Projektwebsite und eine Projektdatenbank aufzubauen. Das Projekt sollte der Öffentlichkeit vorgestellt werden, und es mussten Instrumente geschaffen werden, um die Aktivitäten der verschiedenen Partner und anderer Teilprojekte intern zu organisieren und zu koordinieren. Der dritte Schritt war die Dokumentation der Projektergebnisse nach innen und außen. Unsere Aufgabe: Entwicklung der webbasierten Datenbank, u.a. Hochladen verschiedener Medientypen, Hinzufügen von Schlagwörtern, Exportmöglichkeiten, Import aus anderen Systemen.

Sennheiser: Ersatzteilfinder für globale Märkte öffnen: Der SENNHEISER-Ersatzteilfinder hilft jetzt allen Nutzern, das richtige Ersatzteil für ihre langlebigen Produkte zu finden. Dank einer einfachen Benutzerführung können die benötigten Ersatzteile für die hochwertigen Kopfhörer, Mikrofone und Business-Lösungen nun in wenigen Schritten bestellt werden. Unsere Herausforderung bestand darin, die verschiedenen Datenbanksysteme zusammenzuführen und den Shop mit den Händlern zu verbinden. Wir haben ein tolles Design nach CD-Vorgaben entworfen und umgesetzt.  Als Erweiterung entwickelten wir auf dieser Basis einen automatisierten Rückgabeprozess (RMA) für reparaturbedürftige Geräte. Neben der benutzerfreundlichen Suche und Auswahl von Ersatzteilen soll nun auch die Reparatur von Produkten für Kunden einfach sein und gleichzeitig einen verbesserten Bearbeitungsprozess und eine höhere Datenqualität für den Kunden gewährleisten. Da der Ersatzteilfinder bereits über einen sehr guten Produktselektor verfügt, konnte der Prozess auf der Basis dieser Funktionalität ablaufen. Im neuen Bereich "Service und Ersatzteile" kann der Nutzer über die effiziente Suchfunktion das reparaturbedürftige Produkt finden, eine Service-Option (Garantie, Nicht-Garantie, Batteriewechsel, Neumann-Wartung etc.) angeben und ggf. weitere Produkte hinzufügen. Die Entwicklung erfolgt in TYPO3, die Daten stammen aus verschiedenen internen Datenquellen. Die Anwendung ist mehrsprachig.

... und mehr. DRIVE verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von P.I.M.-Anwendungen.