Home Office – Tipps für Tools

23/03/20 Tipps für Tools zum Arbeiten im Home Office

Durch die jetzige Phase sind viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Oft sehr schnell und manchmal sogar überstürzt müssen Tools gefunden werden, um die Kommunikation nicht nur per Mail oder Telefon abzuwickeln, sondern auch sich im Team zu sehen. Wir haben für euch ein paar Tools aufgelistet. Die meisten kennen wir aus eigener Arbeit und Erfahrung. Fallen euch auch welche ein? Wir freuen uns auf euren Input und gern auch Fragen an pole-position[at]drive.eu 

Datenschutz

Beachtet bei allen Tools eure jeweiligen Datenschutzbestimmungen und die eurer Kunden, denn diese Tools haben natürlich unterschiedliche Serverstandorte und eure Daten sollten bestimmt nicht überall auf den Servern der Welt kursieren!

Zusammenarbeit und Meetings

• Microsoft Teams: Teil des Cloud Dienst Office 365, Basisversion gratis | Office Programme lassen sich gut integrieren | Chat, Video, Monitorsharing,… | desktop und mobil | sehr seriös und bei großen Unternehmen gern gesehen: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
• Slack: Basisversion ist gratis | Chats (offen und geschlossen) | Audio- und Videokonferenz bis zu 15 Teilnehmern | Kein Monitorsharing | Desktop und mobil: https://slack.com/intl/en-de/
• Skype: kostenloses Microsoft Programm | Chatfunktion | Videokonferenzen und IP Telefonie bis zu 50 Teilnehmern | Monitorsharing | good to know: Skype for Business ist nun Microsoft Teams: https://www.skype.com/de/
• Google G.Suite: Hangout Calls: https://gsuite.google.com 
• Zoom: kostenlos für Video-Konferenzen: https://zoom.us
  ACHTUNG! Das amerikanische Tool Zoom hat Schwierigkeiten mit dem Datenschutz. Mehr hier und aktuell vom 25.05.20 auf br.de: HIER
• GoToMeeting: kostenlos für Video-Konferenzen | unkomplizierte erstmalige Einrichtung: https://www.gotomeeting.com/de-de
• Webex: Während Corona für bis zu 100 Teilnehmern für 90 Tage kostenlos | Videokonferenz mit Monitorsharing, Whiteboarding, gemeinschaftlichem Dokumenten-Management und Fernzugriff auf Computer der Teilnehmer: https://www.webex.com/de/index.html

Projektmanagement

• Microsoft Office: Standard, weit verbreitet und auch mit Cloud Lösungen | sehr vielfältiges Angebot an Programmen, z.B. Microsoft One Drive ist ähnlich wie Google Drive: https://products.office.com/
• Google: Cloud Lösung | mit Google Drive Dokumente, Präsentationen oder Kalkulationen gleichzeitig und in Echtzeit bearbeiten ohne Inhaltsüberschreibung | bis 15 GB kostenlos | professionelle Businesslösung kostenpflichtig    
• Zoho „Remotely“: bis 01.07. kostenlos  | Textverarbeitungsprogramme, Präsentationen und Tabellenkalkulationen | aus Indien: https://www.zoho.com/de/remotely/
• JIRA: virtuelles Projektmanagement für kleine und große Teams | Arbeitszeiterfassung, Planung und Strukturierung von Aufgaben im Kalender | von Atlassian | auch als Cloudlösung verfügbar, gut zur Kommunikation auch mit Kunden geeignet | kostenpflichtig: https://www.atlassian.com/de/software/jira/enterprise und https://www.atlassian.com/de/software/jira 
• Trello: virtuelles Projektmanagement | Mitarbeiter sehen Zuständigkeiten, Aufgaben und Fristen | von Atlassian: https://trello.com
• MeisterTask: Ähnlich zu Trello | als Altenative dazu zu sehen: https://www.meistertask.com/de
• Wunderlist: super beliebt bei Designern und anderen Kreativen | wird eingestellt und geht in Microsoft To-do über (das finden die Designer nicht so gut): https://www.wunderlist.com/switch 
• Teamviewer: Fernzugriff- und Fernwartungssoftware | auch Audio- und Videokonferenzen verfügbar | aktuell zu Zeiten von Corona darf man die Version auch beruflich nutzen, sonst kostenpflichtig: https://www.teamviewer.com/de/
• AnyDesk: gute Alternative zu Teamviewer | erlaubt Fernzugriff auf PC, Tablet und Smartphone | schnell einzurichten: https://anydesk.com/de

IT Sicherheit

• Last Pass: Desktop und App | auch kostenlos verfügbar: https://www.lastpass.com/de
• KeePass: open Source und kostenlos  keepass.info und hier mehr Infos: https://www.heise.de/download/product/keepass-15712
• Passbolt: open Source und kostenlos: Passwort-Manager für Teams, damit alle Zugriff auf die notwendigen Software und Programme bekommen: https://www.passbolt.com/
• VPN mit Vodafone: Bitte beachten: Wenn ihr euch über ein VPN-Netzwerk zu Hause eingerichtet habt und Vodafone-Kunde seid, kann es sein, dass die benötigten Websites nicht laden. Ein kurzer Anruf bei Vodafone genügt, dass sie euer Netzwerk von IPv6 auf IPv4 umstellen, dann sollte alles wieder normal funktionieren.
• VPN-Service: Auch wenn euer Arbeitgeber keinen VPN anbietet, kann es Sinn machen einen solchen Service zu benutzen. Da ihr mit der IP-Adresse des VPN-Servers surft, seid ihr schwieriger zu tracken. Außerdem wird die Internetverbindung bis zum Anbieter verschlüsselt, wodurch euer Internetanbieter nicht nachverfolgen kann, auf welchen Websites ihr unterwegs seid. Mehr Informationen gibt es in diesem Blog-Artikel von PrivacyTutor.

Ein paar Grundsätze solltet ihr hier berücksichtigen, denn die jetzige Situation ist auch eine Einladung für Hacker:  

• Verwendet sichere Passwörter: 12 Zeichen sind Minimum, besser: 16 und mehr | Verschiedene Passwörter für verschiedene Konten | Am besten: zufällig generierte und sichere Passwörter, gut mit einem der oben genannten Programme zu generieren.
• 2 Faktor Authertifizierung: Z.B. über einen Code, der per SMS verschickt wird. 
• Sicherheitsupdates: Seht zu, dass eure Programme immer auf dem neuesten Stand sind. Browser, Office-Software, Betriebssystem, Acrobat Reader für PDF und alle weiteren Tools, die ihr täglich verwendet. Auch die Geräte, mit denen ihr euer heimisches WLAN baut: Router u.a., die Updates findet ihr auf den Sites der Hersteller. 
• Schützt euer WLAN! Ändert das Standard-Passwort eures WLANs. Ruft dazu die IP-Adresse des Routers im Browser auf, meistens 192.168.2.1. Zugangsdaten stehen unten auf dem Gerät, in den Einstellungen könnt ihr dann Zugänge für Router und für WLAN ändern. 
• ACHTUNG: Die meisten digitalen Kommunikationswege sind unsicher, weil nicht verschlüsselt. Schreibt, als wenn ihr Postkarten schreibt, bei denen der Briefträger mitlesen könnte, z.B. wenn ihr Slack, unverschlüsselte Mails oder WhatsApp nutzt.
• Daten sicher speichern: Für wichtige Dokumente nutzt ihr KEINE Clouddienste. Speichert sie auch nicht lokal sondern auf eine Festplatte oder einen Netzwerkspeicher, die beide ebenfalls gesichert und am besten noch verschlüsselt sind. Wenn ihr lokal arbeiten müsst: auch verschlüsseln!
• Das größte Risiko sitzt vorm Monitor, an der Tastatur: das seid ihr selbst. Öftnet NIE! NIE! NIE! Anhänge von Mails, deren Absender ihr nicht kennt, die euch komisch vorkommen, bei denen ihr euch nicht vollkommen sicher seid, dass sie gut sind. Klickt noch nicht mal auf diese Mails! Wenn ihr auch nur den Hauch eines Zweifels habt: ANRUFEN!!! Gern auch bei DRIVE: 0511-6407060

Bei allen diesen Themen: Holt euch Hilfe von Experten, gern auch von uns: pole-position[at]drive.eu 

After-Work

• Doodle: Terminfindung als Umfrage: https://doodle.com/de/, loved by everybody, weil: super simple
• Discord: Sprach- und Textchat, Monitorsharing | Aus der Gamerszene kommend | desktop und mobil nutzbar | aufgrund der Herkunft und des Aufbau als Fun Gadget super: https://discordapp.com. Aber: wird angeblich auch von Terrorgruppen genutzt - sollte man also nicht unbedingt für die Kommunikation mit großen Unternehmen vorschlagen, könnte nicht gut ankommen. 
• Spotify: Ja, Spotify - ihr geht im Team sowieso öfter nach Feierabend auf einen Absacker oder doch zum Tanzen. Musik hören und mit euren Kollegen im Wohnzimmer jeder für sich tanzen geht immer noch – erstellt euch eine gemeinsame Playlist, schwingt das Tanzbein, reißt einen Arm in die Luft und singt mit. https://www.spotify.com/de/ 
• Familytime: Auch das bloß nicht vergessen: Sorgt euch um eure Liebsten und verbringt gemeinsame Zeit miteinander, z.B. mit einem Brettspielabend? (Natürlich auf die aktuellen Bestimmungen der Regierung für Gruppenaktivitäten achten!)

Feel well @Home

Nicht minder wichtig ist euer Arbeitsplatz im Home Office. Ja, er nimmt natürlich einen Teil des eigentlich privaten Raums ein, aber jetzt ist dieser Ort für ca. 8 Stunden am Tag in eurem Zuhause. Also solltet ihr euch an dem Ort wohlfühlen, damit ihr morgens gerne zur Arbeit geht, auch wenn´s nur zwei Schritte sind. Verzichtet nicht auf eure Routinen zur Arbeit, springt nicht aus dem Bett und setzt euch gleich an den Arbeitsplatz.